A partire dai primi anni Duemila è stata avviata una catalogazione sistematica delle raccolte storico-artistiche della Fototeca, a cura di Roveno Batignani, storico dell'arte, allora responsabile della Fototeca. Nel corso di questa attività si è provveduto ad assegnare un numero d'inventario univoco a ogni fototipo, montato su supporto secondario (cartoncino rigido) con didascalia essenziale dell'opera d'arte ritratta.
Nel 2025, nell'ambito delle attività di ricerca e valorizzazione sostenute dal Progetto di Eccellenza 2023-2027 del Dipartimento di Scienze Storiche e dei Beni Culturali (DSSBC), si è dato avvio alla digitalizzazione e alla descrizione analitica del Fondo Giovanni Previtali. Dopo una prima mappatura delle raccolte, l'intervento è stato strutturato tramite la piattaforma software sviluppata dall'azienda IDS&Unitelm. L'ordinamento rispetta gli standard scientifici dell'Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione (ICCD), mentre la redazione delle schede si adegua alle prassi del SigecWeb.
La struttura dell'archivio è organizzata gerarchicamente a partire dalle serie (Pittura, Scultura, Oreficeria), suddivise in buste (faldoni) che contengono le singole carpette (fascicoli). In questa prima fase del progetto sono state verificate le attribuzioni delle tre serie e, contestualmente, i fototipi sono stati messi in sicurezza mediante la sostituzione delle carpette ammalorate e la loro ricollocazione conservativa nei faldoni.
La campagna di digitalizzazione è condotta contestualmente alla redazione delle schede di catalogo utilizzando uno scanner piano Epson V850 Pro. Per ciascun fototipo vengono generati tre file immagine:
- La fotografia: scansione del solo fototipo;
- La fotografia montata: scansione dell'immagine adesa al supporto secondario (cartoncino);
- Il verso: acquisizione del retro della fotografia.
Quando la foto non è incollata al cartoncino, l'acquisizione del verso consente di recuperare preziose informazioni documentarie, quali timbri, iscrizioni e appunti autografi di Giovanni Previtalio di altri studiosi. Qualora la fotografia sia completamente adesa al supporto, viene invece scansionato il verso del cartoncino stesso.
Gruppo di lavoro:
Supervisione: prof. Alessandro Angelini, prof. Mirco Modolo
Incaricata di progetto: dott.ssa Marta Ghigi
Consulenze e riordino: prof.ssa Elisabetta Cioni (oreficeria), dott. Raffaele Marrone (pittura e scultura), dott. Luca Passalacqua (hardware)
Tirocinanti specializzandi: Roberto Renna, Chiara Brembilla, Francesco Dani, Gaia Rotili
Tirocinanti corsi di laurea (magistrali e triennali): Sofia Giulia Bernardi, Elisa Cambiotti, Tommaso Trabalzini, Mariaelisa Monaci